Collaboration – Benutzerhandbuch

In dieser Anleitung wird erklärt, wie der Zugriff auf Wildix Collaboration erfolgt und die grundlegenden Funktionen, wie Anruf, Chat, Videoanruf, Konferenz, Fax und SMS genutzt werden.

WMS-Version: 3.83
Datum: Februar 2017

 

Voraussetzungen

Unterstützte Betriebssysteme

  • Mac OS X 10.8 und höher
  • Microsoft Windows 7 und höher
  • Linux (nur Chrome-Browser)

Hinweis: Windows Server-Version pre 2012 wird nicht über RDP unterstützt

Android / iOS

Empfohlener Web-Browser und Verbindungsmodus

  • Collaboration kann mit jedem HTML5-fähigen Browser aufgerufen werden
  • Empfohlener Browser: die aktuelle stabile Version von Chrome, da dieser WebRTC vollumfänglich unterstützt
  • Es wird empfohlen über HTTPS zuzugreifen

Lizenzen, die auf der Telefonanlage aktiviert sein müssen

Nach Diensten lizensierte Telefonanlagen:

Nach Benutzern lizensierte Telefonanlagen:
Lesen Sie diesen Leitfaden: https://manuals.wildix.com/licensing/

Erstmalige Anmeldung

  1. Öffnen Sie den Web-Browser
  2. Tragen Sie als URL den Namen der Telefonanlage oder die IP-Adresse ein (Beispiel: https://mycompany.wildixin.com)
  3. Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein:
    • Login (Nebenstellennummer, Benutzername oder Email-Adresse)
    • Passwort (WEB-Passwort)
  4. Klicken Sie auf den Pfeil, um sich einzuloggen

Sie können auch die Anmeldung mittels Google- oder Office 365-Email aktivieren, um sich bei Collaboration mit Ihrem Google- oder Office 365-Passwort einloggen zu können. Dazu müssen aber folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Sie verwenden dieselbe Email, die auch in den Benutzereinstellungen hinterlegt ist
  • Diese Email-Adresse existiert nur einmal im System

Hinweis: Wildix erhält keinen Zugriff auf Ihr Google- / Office 365-Passwort.

Hinweis:
Der Administrator der Telefonanlage kann den Benutzern die für den Zugriff auf Collaboration nötigen Zugangsdaten automatisch per Email senden: WMS Benutzer > Benutzer auswählen und auf “Willkommensnachricht senden” klicken.

Anmeldefenster:

  • 1 – Login
  • 2 – Passwort
  • 3 – “Zugangsdaten merken”-Option
  • 4 – Einzelanmeldung mit Office 365
  • 5 – Einzelanmeldung mit Google
  • 6 – Zum Anmelden anklicken

Nachdem Sie sich bei Wildix Collaboration eingeloggt haben, folgen Sie den Popup-Benachrichtigungen, die Ihnen bei den ersten Schritten helfen:

  • Kollegen bearbeiten
  • Desktop-Benachrichtigungen aktivieren (eingehender Anruf / Chat und andere Popup-Benachrichtigungen)
  • Funktion „Standort teilen“ aktivieren

Video-Tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=iw6jkhIDzCI

Grundeinstellungen

Wählen Sie aus der Menüleiste den Menüpunkt „Einstellungen” > „Persönlich“:

  • Email: An diese Adresse werden Benachrichtigungen bei neuen Sprachnachrichten, verpassten Anrufen, ungelesenen Chat-Nachrichten, Anrufaufnahmen, Fax-Berichten, etc. gesendet
  • Mobil: Mobilfunknummer für die Mobility-Erweiterung, die es Ihnen erlaubt, mit Ihrem Mobiltelefon Anrufe über die Wildix-Telefonanlage zu führen
  • Sprache: Die gewählte Sprache wird für das Collaboration Benutzerinterface, das Soundsystem (Voicemail, IVR-Abfragen, etc.) und das WP4X0 verwendet
  • Zeit-/Datumsformat: Wird auf alle Wildix-Geräte außer die W-AIR DECT-Telefone (dort muss die Einstellung am Gerät vorgenommen werden) angewandt

Schnelleinführung in das Menü

Menüleiste:

  • 1 – Suchfeld mit Spracherkennung: Suchen Sie nach Kollegen und Kontakten und führen Sie direkt aus dem Drop-Down-Menü unmittelbar Aktionen aus (Anruf, Chat, Fax senden, etc.)

  • 2 – Geräteauswahl: Das Gerät, mit dem Sie aktuell Anrufe mittels Collaboration annehmen und tätigen
  • 3 – SMS / Fax / Post-It: Schnellzugriff auf die Dialog-Fenster für SMS, Fax und Post-It
  • 4 – Menüitems von Collaboration:
    • Kollegen: Liste von Kollegen mit Anwesenheitsstatus und Standortinformationen
    • Funktionstasten: Überwachung / Verwaltung von Kollegen und Funktionen (analog den BLF-Funktionstasten auf dem Telefon)
    • Karte Aussicht: Karte mit den Standorten der Kollegen
    • Messaging: Aktive Chat-Sitzungen
    • Telefonbuch: Über die Telefonanlage geteilte und persönliche Telefonbücher
    • Anrufliste: Anruf-, Fax- und Notizhistorie (mit anderen Wildix-Geräten synchronisiert)
    • Voicemail: Zugriff auf Voicemail-Nachrichten
    • Einstellungen: Benutzereinstellungen, Anruffunktionen, Einstellungen für Funktionstasten, u.v.m.
  • 5 – Andere (auf Pfeil klicken zum Ausklappen):
    • Zugriff auf CDR-View (wenn nicht mangels Lizenz gesperrt)
    • Offline- Benutzer verstecken/anzeigen
    • Post-It einblenden/ausblenden
    • Post-It-Verlauf
    • Kollegen bearbeiten
    • PBX verwalten: Zugriff auf das WMS (Administratoren vorbehalten)
    • Vermittlungskonsole öffnen (wenn nicht mangels Lizenz gesperrt)
    • Ausgehende Faxnachrichten: Warteschlange ausgehender Faxnachrichten
    • Abmelden: Collaboration verlassen
    • Hilfe: Verknüpfung zur Collaboration-Anleitung (dieses Dokument)
    • Version: aktuelle WMS-Version

Kollegen (Mitarbeiterverzeichnis)

Wählen Sie das Icon “Kollegen” in der Menüleiste.

Benutzer werden in Arbeitsgruppen unterteilt (im WMS verwaltbar).

Von jedem Benutzer werden der Status, der Name und das Bild angezeigt.

Ein Rechtsklick auf einen der Kollegen öffnet ein Kontext-Menü mit den verfügbaren Aktionen (Anruf, Chat, Post-It, Rückrufwunsch, etc.):

Kollegen bearbeiten

Der Benutzer wird beim ersten Betreten von Collaboration dazu aufgefordert die Liste der Kollegen zu bearbeiten.

  1. Öffnen Sie in der Menüleiste “Andere” -> „Kollegen bearbeiten“
  2. Wählen Sie die Kollegen (oder Arbeitsteams), die Sie zu Ihrem Mitarbeiterverzeichnis hinzufügen wollen:
  3. Klicken Sie auf “Speichern”

Andere Möglichkeiten, um Kollegen zum Mitarbeiterverzeichnis hinzuzufügen oder aus diesem zu löschen

Kollegen über Suchfeld hinzufügen:

  • Kollegen über Namen oder Nummer finden und auf “+” klicken

Kollegen über das Kontext-Menü löschen:

  • Rechtsklick auf den Kollegen und auf “Entfernen” klicken

Bedeutung der Benutzerstatus-Icons

Der Benutzerstatus wird über alle von Ihnen verwendete Wildix-Geräte synchronisiert.

  • – verfügbar (Benutzer ist zu Collaboration verbunden)
  • – offline (Benutzer ist nicht zu Collaboration verbunden und hat keine aktiven Geräte)
  • – über Telefon erreichbar (Benutzer ist nicht zu Collaboration verbunden, hat aber ein aktives Gerät)
  • – spricht (Gerätestatus)
  • – klingelt (Gerätestatus)
  • – abwesend (vom Benutzer definierter Status, grau = offline)
  • – Bitte nicht stören (vom Benutzer definierter Status, grau = offline)

Statusinformationen zu den Kollegen

Gehen Sie wie folgt vor, um sich zusätzliche Informationen zu dem Benutzer (Nebenstellennummer, wer anruft, Statusinformationen, Standort) anzeigen zu lassen:

  • Öffnen Sie die Kollegenliste und halten Sie die Maus über einen Ihrer Kollegen:

Dieselben Informationen können auch im Messaging- und Funktionstasten-Bildschirm abgerufen werden.

Rufübernahme / Wer ruft an?

Gehen Sie wie folgt vor, um herauszufinden, wer anruft:

  • Öffnen Sie das Menü “Kollegen” und halten Sie die Maus über einen Benutzer der gerade am Telefon spricht oder angerufen wird (dieselben Optionen sind auch im Messaging- und Funktionstasten-Bildschirm verfügbar)

Rufübernahme:

  1. Öffnen Sie das Menü “Kollegen”
  2. Rechtsklick auf den Kollegen, der gerade angerufen wird
  3. Menüpunkt “Übernahme“ auswählen

Karte mit Kollegenstandorten

Sie können sich den Standort all der Kollegen auf einer Karte anzeigen lassen, und Ihren Standort mit anderen teilen.

Wählen Sie in der Menüleiste “Karte Aussicht”:

Benutzerstatus

Benutzerstatus und Statusnachricht

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Statusnachricht hinzuzufügen:

  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Ihren Status
  2. Geben Sie die Statusnachricht in das Feld ein
  3. Klicken Sie auf “OK”

DND (nicht stören) und Abwesenheitsstatus konfigurieren:

  1. Klicken Sie auf “verfügbar”
  2. Wählen Sie “Bitte nicht stören“ oder „abwesend“
  3. Tragen Sie unter „bis“ Datum und Zeit ein, ab welcher Sie wieder verfügbar sind (wenn Sie nichts eintragen, springt der Status nach einer Stunde automatisch auf „verfügbar“ zurück)
  4. Klicken Sie auf “OK”

Sie können die Anruf- und Chat-Benachrichtigungen im Status “Bitte nicht stören” deaktivieren bzw. aktivieren: Einstellungen > „Persönlich“ > „Anzeige von Benachrichtigungen in Bitte Nicht Stören-Status“

Sie können festlegen, wie das System in Abhängigkeit von Ihrem Benutzerstatus (verfügbar, Bitte nicht stören, abwesend) und dem Anruftyp (intern, extern, Whitelist, Blacklist) Ihre eingehenden Anrufe verwaltet. Lesen Sie dazu den Abschnitt Leistungsmerkmale.

Benutzerbild

Für Benutzer, die noch kein Benutzerbild hinterlegt haben, wird ein Statndard-Avatar angezeigt.

Gehen Sie wie folgt vor, um das Bild zu hinterlegen / zu bearbeiten:

  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Ihren Benutzerstatus
  2. Klicken Sie auf “Bild bearbeiten”
  3. Wählen Sie die Bilddatei von Ihrem PC (das Bild wird geladen)
  4. Passen Sie die Größe des Bildes an (optional)
  5. Klicken Sie auf “Speichern”

Standortanzeige

Bei der ersten Anmeldung in Collaboration werden Sie darum gebeten, in Ihrem Browser die Standortfreigabe zu aktivieren. Sie können die Standortfreigabe natürlich auch noch nachträglich in den Browsereinstellungen aktivieren / deaktivieren.

Der Standort kann manuell definiert werden:

  1. Klicken Sie auf Ihren Benutzerstatus in der Menüleiste
  2. Klicken Sie auf “Standort auf Karte markieren”
  3. Wählen Sie „Manuell“, um den Standort manuell anzugeben. Geben Sie dazu die Adresse in das Feld ein oder platzieren Sie die rote Markierung korrekt auf der Karte. Wenn Sie stattdessen „Autoerkennung“ wählen, wird Ihr Browser Ihren Standort automatisch bestimmen.
  4. Klicken Sie auf “Speichern”

Messaging

Chat-Sitzung starten

Über das Suchfeld:

  • Geben Sie den Namen oder die Nebenstellennummer des Kollegen ein und klicken Sie im Drop-Down-Menü auf „Chat“

Von den Kollegen-, Funktionstasten- und Historie-Bildschirmen aus:

  • Rechtsklick auf den Kollegen und den Menüpunkt “Chat” auswählen

Vom Anruffenster während eines Anrufs:

  • Im Anruffenster den Menüpunkt “Andere” -> “Chat” wählen (siehe Abschnitt: Anrufverwaltung)

Der Chat-Bildschirm wird geöffnet und Sie können direkt Ihre Nachricht eingeben:

Spracherkennung verwenden: Klicken Sie auf das Mikrofon-Icon am unteren rechten Rand des Chat-Fensters und sprechen Sie Ihre Nachricht. Das System wandelt Ihre Sprache automatisch in Text um.

Emoticons verwenden: Klicken Sie auf das Smilie-Icon am unteren rechten Rand des Chat-Fensters, um die Liste mit Emoticons zu öffnen.

Alle offenen Chat-Sitzungen werden unter “Chat-Verlauf“ angezeigt (am linken Rand des Bildschirms). Sie können eine zuvor begonnene Chat-Sitzung fortsetzen, indem Sie in diesem Bereich auf das entsprechende Benutzerbild klicken.

Chat-Sitzung schließen:

  1. Rechtsklick auf den Benutzer in der Liste unter “Chat-Verlauf“
  2. Menüpunkt “Entfernen” wählen

Chat-Verlauf

Um den Chat-Verlauf mit einem Benutzer zu laden, müssen Sie die Chat-Sitzung mit diesem Benutzer öffnen und ganz nach oben scrollen. Hier können Sie dann den anzuzeigenden Zeitraum wählen (bis zu 30 Tage):

Dateiübertragung

WMS-Version 3.84 bringt folgende neuen Funktionen:

  • Dateiübertragung in den Browsern Safari / IE / Edge
  • Dateivorschau (bei Dateien bis 100 MB)
  • Datei bleibt für einen späteren Download im Chat-Fenster erhalten (bei Dateien bis 100 MB)

Mit der aktuellen WMS-Version 3.83 wurde die direkte Dateiübertragung zwischen zwei Benutzern eingeführt. Für diese Funktion gelten folgende Einschränkungen:

  • Wird nur von den Browsern Chrome und Firefox unterstützt
  • Nach einmaligem Download steht die Datei nicht mehr für weitere Downloads zur Verfügung
  • Der Empfänger muss die Dateiübertragung erst akzeptieren bevor die Übertragung startet

Datei senden:

  1. Öffnen Sie ein Chat-Fenster mit dem Benutzer
  2. Klicken Sie auf das Büroklammer-Icon im unteren rechten Bereich des Chat-Fensters
  3. Wählen Sie die Datei auf Ihrem PC

Dateiübertragung per Drag&Drop

Während einer Chat-Sitzung:

  • Ziehen Sie die Datei in das Chat-Fenster hinein.

Über den Bereich “Chat-Verlauf” auf der Messaging-Seite oder die Kollegenliste:

  • Ziehen Sie die Datei auf den gewünschten Kollegen.

Bildschirmfreigabe und Fernsteuerung

Erforderliches Betriebssystem (auf Rechner des Vortragenden)

  • Mac OS X 10.8 oder höher
  • Windows XP oder aktueller

Komponenten herunterladen und installieren:

  • Collaboration > Einstellungen > Erweiterungen, “Bildschirmfreigabe Komponente”

Bildschirmfreigabe starten

  1. Öffnen Sie eine Chat-Sitzung mit einem Benutzer
  2. Klicken Sie auf das Bildschirm-Symbol oben rechts auf dem Bildschirm
  3. Die Bildschirmfreigabe startet (Das Symbol für die Bildschirmfreigabe erscheint in der Menüleiste auf Ihrem PC)
  4. Der andere Chat-Teilnehmer muss den eingehenden Bildschirmfreigabe-Stream akzeptieren:

Sie werden über Popups (wenn aktiviert) darüber informiert, sobald sich ein Betrachter verbindet oder die Verbindung trennt.

Bildschirmfreigabe während eines Anrufs starten:

  • Im Anruffenster den Menüpunkt “Andere” -> “Screen” (siehe Abschnitt Anrufverwaltung)

Fernsteuerung und Bildschirm- / Monitor-Auswahl

Die Fernsteuerung ist standardmäßig aktiv, kann aber über den Menüpunkt “Remote Control” deaktiviert werden.

Wenn Sie zusätzliche Bildschirme mit Ihrem PC verbunden haben, können Sie den gewünschten Monitor auch über das Menü wählen.

Verwaltung der Bildschirmfreigabe

Die Bildschirmfreigabe für mehrere Benutzer wird unterstützt.

Gehen Sie wie folgt vor, um sich die verbundenen Benutzer anzuschauen und die Bildschirmfreigabe zu beenden:

  1. Wählen Sie in der Menüleiste den Menüpunkt “Andere” > “Verwaltung der Bildschirmfreigabe”:
  2. Sie können sich alle aktuell verbundenen Zuschauer anzeigen lassen.
    • Klicken Sie auf das “x” vor dem Zuschauer, um dessen Verbindung zu trennen
    • Klicken Sie auf “Stop”, um alle Zuschauer zu trennen

Chat-Konferenz mit mehreren Benutzern

Chat-Raum für mehrere Benutzer aus dem heraus direkt einem Konferenzgespräch beigetreten werden kann.

Für Informationen zum WebRTC-basierten Videokonferenzsystem ubiconf lesen Sie bitte diese Anleitung: https://manuals.wildix.com/wildix-mcu-videoconference-guide/

Chat-Raum erstellen:

  1. Klicken Sie auf das Messaging-Icon in der Menüleiste
  2. Klicken Sie auf das Konferenz-Icon oben rechts im Im Bereich “Chat-Verlauf” und wählen Sie “+ Chat-Konferenz”:
  3. Passen Sie den Konferenztitel an (optional)
  4. Fügen Sie Teilnehmer hinzu
  5. Klicken Sie auf “Erstellen”

Die Teilnehmer erhalten eine Einladung zur Konferenz via Chat.

Benutzer hinzufügen / entfernen:

Nur der Ersteller der Konferenz kann Benutzer hinzufügen und entfernen.

  • Benutzer hinzufügen: Klicken Sie auf das Icon “+” über der Teilnehmerliste.
  • Benutzer entfernen: Klicken Sie auf das “x” hinter dem Namen des Teilnehmers.

Audio-Konferenz starten:

  1. Klicken Sie auf das Mikrofon-Icon vor Ihrem Namen, um einen Audio-Konferenzraum zu öffnen
  2. Sie werden daraufhin vom Konferenzraum angerufen. Nehmen Sie den Anruf entgegen
  3. Klicken Sie auf das Mikrofon-Icon vor dem Namen der anderen Teilnehmer, um diese zum Konferenzgespräch einzuladen
  4. Die anderen Teilnehmer treten automatisch der Konferenz bei, sobald sie den Anruf vom Konferenzraum entgegennehmen

Konferenzraum anrufen:

(diese Funktion steht den Benutzern zur Verfügung, die zur gleichen Telefonanlage wie der Konferenzersteller verbunden sind)

  • Wählen Sie 98*(Konferenz-PIN), z.B. 98*1502

Der Konferenz-PIN wird über der Teilnehmerliste angezeigt:

Chat-Raum schließen:

Nur der Konferenz-Ersteller kann den Chat-Raum schließen.

Die anderen Teilnehmer können den Chat-Raum verlassen und nur dann der Konferenz wieder beitreten, wenn der Konferenzersteller sie erneut hinzufügt.

  1. Klicken Sie auf das “x” über der Teilnehmerliste
  2. Klicken Sie zur Bestätigung auf “OK”

Post-It & Rückrufwunsch

Post-It

Sie können virtuelle Haftnotizen an andere Benutzer senden oder als Erinnerung auf Ihrem Bildschirm ablegen.

Über die Menüleiste:

  • Klicken Sie auf das Stecknadel-Icon in der Menüleiste:

  • Zu: wählen Sie den Empfänger der Notiz
    • Geben Sie in das Feld “An” den Benutzer oder die Nebenstellennummer ein
    • Aktivieren Sie andernfalls die Checkbox “Persönliche Erinnerung”, um die Notiz auf Ihrem Collaboration-Bildschirm abzulegen
  • Eingabefeld: Geben Sie hier den Notiztext ein
  • Post-It als SMS senden: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie eine Notiz an einen Benutzer senden wollen und erfordert ein GSM Media Gateway
  • Normal / Wichtig: Wählen Sie die Farbe entsprechend der Wichtigkeit:
    • Grün (Post-It an Benutzer) / Gelb (persönliche Erinnerung): Normal
    • Rot: Wichtig

Klicken Sie auf das Papierflieger-Icon, um die Notiz zu senden.

Über das Suchfeld:

  • Geben Sie Namen / Nebenstellennummer des Kollegen ein und wählen Sie “Post-It” im Drop-Down-Menü

Von den Kollegen-, Funktionstasten- und Anrufliste-Bildschirmen aus:

  • Rechtsklick auf den Kollegen und den Menüpunkt “Post-It” auswählen

Vom Messaging-Bildschirm aus:

  • Klicken Sie auf das “Post-It”-Icon unten rechts im Chat-Fenster
  • Rechtsklick auf den Namen eines Kollegen in der Liste unter “Chat-Verlauf“ und anschließend “Post-It” auswählen

Post-It-Notizen anzeigen / verstecken

  • Klicken Sie auf den Pfeil in der Menüleiste und wählen Sie “Post It verstecken” / “Post-It anzeigen”

Post-It-Verlauf

  • Klicken Sie auf den Pfeil (“Andere”) -> “Post-It-Verlauf” in der Menüleiste und wählen Sie “Post-It-Verlauf”

Sie können…

  • alle die bisher empfangenen Post-It-Notizen anzeigen / verstecken
  • den Post-It-Verlauf löschen

Rückrufwunsch

Über das Suchfeld:

  • Geben Sie Namen / Nebenstellennummer des Kollegen ein und wählen Sie “Bitte um Rückruf” im Drop-Down-Menü

Von den Kollegen-, Funktionstasten- und Historie-Bildschirmen aus:

  • Rechtsklick auf den Kollegen und den Menüpunkt “Ruf mich zurück” auswählen

Die “Ruf mich zurück” Notiz wird nun dem Benutzer angezeigt:

Die Empfänger der Notiz können den Sender zurückrufen, indem sie auf das grüne Telefonhörer-Icon klicken.

Anruf

Gerät für Anrufe wählen

Sie können Anrufe entweder direkt über Collaboration oder auch andere auf Ihr Konto registrierte Geräte empfangen und tätigen. Dazu zählen Hardware-Telefone (WP, W-AIR), Smartphone-Apps (iOS / Android) und die Mobility-Erweiterung (Mobiltelefon).

Wählen Sie das für Anrufe genutzte Gerät in der Menüleiste:

Unterstützte Geräte:

  • Web: empfangen und tätigen Sie Anrufe direkt aus Collaboration heraus
    Hinweis: Web ist ein eingebettetes und WebRTC-basiertes Softphone in Chrome, und ein Plugin, das in anderen Browsern separat installiert werden muss (lesen Sie dazu den Abschnitt Erweiterungen)
  • WP, W-AIR: Hardware-Telefone
  • Wildix iOS/Android-Client: auf dem Smartphone installierte App
  • Mobilfunknummer: die Mobilfunknummer des Benutzers
  • Jedes: Das aktive Gerät kann direkt durch Annehmen / Tätigen eines Anrufs gewählt werden

Eingehende Anrufe

Wenn Sie mehrere Geräte auf Ihr Konto registriert haben, können Sie festlegen, ob alle Geräte bei einem eingehenden Anruf klingeln sollen, oder nur das aktive Gerät:

Öffnen Sie in der Menüleiste den Menüpunkt Einstellungen > Persönlich

  • “Nur das aktive Gerät klingelt” aktiviert: nur das in der Menüleiste eingestellte aktive Gerät klingelt (die anderen Geräte sind stumm geschaltet)
  • “Nur das aktive Gerät klingelt” deaktiviert: alle registrierten Geräte klingeln

Demo-Video: https://www.youtube.com/watch?v=KYxlvfWmp5g

Bei eingestellter Option “Jedes” wählen Sie das Gerät, indem Sie bei eingehendem Anruf auf den grünen Knopf des Gerätes klicken:

Abgehende Anrufe

Wenn Sie ein WP- / W-AIR-Gerät, die iOS- / Android-App oder das Mobiltelefon als aktives Gerät gewählt haben und einen Anruf direkt aus Collaboration heraus tätigen, wird…

  1. zuerst ein Anruf auf Ihrem aktiven Gerät eingehen und
  2. nach Annahme dieses Anrufes von Ihrem aktiven Gerät aus die gewählte Nummer angerufen

Sollten Sie die Option “Jedes” gewählt haben, und einen Anruf direkt aus Collaboration heraus tätigen, wird…

  1. zuerst ein Anruf auf allen auf Ihr Konto registrierten Geräten eingehen und
  2. nach Annahme dieses Anrufes mit einem beliebigen Gerät, von diesem Gerät aus die gewählte Nummer angerufen

Anruf vornehmen / Nach Kontakt suchen

Stellen Sie sicher, dass in der Menüleiste das richtige Gerät aktiv ist, bevor Sie einen Anruf vornehmen.

Über das Suchfeld:

  • Geben Sie Namen / Nebenstellennummer ein und wählen Sie “Anrufen:[Nummer]“ im Drop-Down-Menü:

Sie können auch per Spracherkennung suchen: Klicken Sie auf das Mikrofon-Icon (stellen Sie sicher, dass das Mikrofon mit dem PC verbunden ist) und sprechen Sie direkt im Anschluss. Das System wandelt Ihre Sprache in Text um.

Von den Kollegen- und Funktionstasten-Bildschirmen aus:

  • Rechtsklick auf den Kollegen und “Anrufen” wählen

Vom Messaging-Bildschirm aus:

  • Klicken Sie im oberen rechten Bereich des Chat-Fensters auf “Anrufen”
  • Rechtsklick auf den Benutzer in der Liste unter Chat-Verlauf“ und “Anrufen” klicken

Vom Anrfuliste-Menü aus:

  • Rechtsklick auf einen Eintrag und auf “Anrufen” / “Mobiltelefon anrufen” klicken

Vom Telefonbuch aus:

  • Finden Sie den gewünschten Kontakt und klicken Sie auf die Nummer, die Sie anrufen wollen

  • Sie können auch mit der rechten Maustaste auf den Namen klicken und „Anrufen“ wählen

Anruf entgegennehmen

Wenn mehrere Geräte auf Ihr Konto registriert sind, können Sie festlegen, ob alle Geräte klingen sollen, oder nur das aktive Gerät. Lesen Sie dazu den Abschnitt Geräte für Anrufe wählen.

Sobald ein Anruf eingeht, wird ein Anruffenster angezeigt:

  • Um den Anruf entgegenzunehmen: auf das grüne Icon klicken
  • Um den Anruf abzulehnen: Auf das rote „Auflegen“-Icon klicken
  • Um den Anruf umzuleiten, ohne ihn vorher entgegenzunehmen, klicken Sie auf das Pfeil-Icon und wählen Sie über das Suchfeld den Kontakt, der den Anruf entgegennehmen soll:

Sie können auch eine automatische Anrufumleitung in Abhängigkeit von Ihrem Benutzerstatus (verfügbar, Bitte nicht stören, abwesend) und dem Anruftyp (intern, extern, Whitelist, Blacklist) einrichten. Lesen Sie dazu den Abschnitt Leistungsmerkmale

Anrufverwaltung

Sie können den Anruf direkt über das Anruffenster verwalten:


1 – Auflegen
2 – Halten / Fortsetzen
3 – Weiterleiten
4 – Anruf aufzeichnen
5 – DTMF-Tastentöne senden
6 – Erweiterete Funktionen:

7 – Notizen hinzufügen (bei Gesprächen unter Kollegen nicht verfügbar; siehe Abschnitt Kontaktnotizen)
8 – Tag zuordnen (siehe Abschnitt Tag zuordnen)
9 – Anruffenster ausblenden / einblenden:

10 – Eigenes Mikrofon stummschalten / aktiv schalten

Halten / Zweiter Anruf

Klicken Sie während eines laufenden Anrufs auf das “Halten”-Icon, um das Gespräch zu halten / fortzusetzen. Der andere Teilnehmer hört bei gehaltenem Anruf Musik (diese kann im WMS konfiguriert werden).

Sie können mehrere Anrufe tätigen / empfangen, wenn im Menü Leistungsmerkmale in den Collaboration-Einstellungen die Anklopfen-Funktion für den Anruftyp und den Benutzerstatus eingeschaltet ist.

Während eines laufenden Gesprächs werden Sie durch einen kurzen Piepton auf einen weiteren eingehenden Anruf hingewiesen.

Wenn Sie einen weiteren Anruf tätigen / entgegennehmen, wird der aktuelle Anruf automatisch gehalten.

Durch einen Klick auf das “Halten“-Icon können sie zwischen dem aktiven und dem gehaltenen Anruf umschalten. Den aktuell gehaltenen Anruf erkennen Sie anhand des blinkenden „Halten“-Icons im Anruffenster:

Anrufweiterleitung

  1. Drücken Sie während eines Anrufs auf das “Weiterleiten”-Icon
  2. Geben Sie Namen / Nummer des Kontaktes ein (der Benutzerstatus und zusätzliche Telefonnummern werden angezeigt)
  3. Klicken Sie auf das Telefonhörer-Icon für eine Anrufweiterleitung mit Rückfrage oder das Pfeil-Icon für eine sofortige Weiterleitung ohne Rückfrage:

Anrufweiterleitung per Drag&Drop

Ziehen Sie den Namen des Anrufers aus dem Anruffenster auf den Namen des gewünschten Kollegen auf dem Kollegen- oder Messaging-Bildschirm.

Video-Tutorial: https://youtu.be/7A2Vqb9YjP0

Telefonkonferenz

Sie können in Wildix Collaboration Benutzer zu einer Telefonkonferenz zusammenführen.

  1. Sobald zwei Gespräche gleichzeitig laufen, müssen Sie nur in einem der beiden Anruffenster auf den kleinen Pfeil klicken, um die erweiterten Anruffunktionen zu öffnen und anschließend auf „Konferenz“ klicken, um die beiden Gespräche zu einem zusammenzuführen.
  2. Um weitere Parteien einzuladen, müssen Sie nur ein neues Gespräch aufbauen und im Anruffenster ebenfalls auf “Konferenz” klicken

Um eine Konferenz zu beenden, warten Sie, bis alle Teilnehmer aufgelegt haben. Sollte der Konferenzersteller schon vorher selbst auflegen, wird er nach 5 Sekunden einen Rückruf von all den Teilnehmern erhalten, die noch nicht aufgelegt hatten.

Videoanruf

Der Chrome-Browser unterstützt vollumfänglich Videotelefonie über Collaboration (WebRTC-Video).

Bidirektionale Videotelefonie funktioniert aktuell zwischen Collaboration (unter Chrome) und folgenden Gegenstellen:

  • Collaboration unter Chrome
  • Kite- Benutzer unter Chrome
  • Kite- Benutzer unter Firefox
  • WP600ACG
  • iOS / Android Apps
  • Video-Sprechanlagen / IP-Webcams

Videoanruf während eines Anrufs starten:

  • Klicken Sie im Anruffenster auf den kleinen Pfeil, um die erweiterten Anruffunktionen zu öffnen und anschließend auf „Video“:

Videoanruf während eines Chats starten:

  • Das “Video”-Icon ist im Chrome-Browser im Messaging-Menü (rechts oben in der Ecke) sichtbar. Durch einen Klick auf das Icon wird automatisch ein Anruf mit Video gestartet.

Einen Anruf aufzeichnen

Während eines Anrufs klicken Sie im Anruffenster auf das Symbol “Anrufaufzeichnung”, um die Aufzeichnung des Anrufs zu starten / zu stoppen.

Die Aufzeichnungen werden per Email an den Benutzer versandt und können später über CDR-View und Collaboration > Anrufliste aufgerufen werden.

Vermittlungskonsole

Die Vermittlungskonsole ist eine Erweiterung für Call Agents, die es diesen erlaubt, mit Maus und Tastatur bis zu 20 Leitungen gleichzeitig zu überwachen und zu verwalten.

Vermittlungskonsole öffnen:

Wählen Sie “Andere” -> “Vermittlungskonsole öffnen” in der Menüleiste und wählen Sie “Vermittlungskonsole öffnen”:

Ein Tastenkürzel zum Öffnen der Vermittlungskonsole anlegen:
Collaboration-Einstellungen > „Persönlich“ > „Vermittlungskonsole öffnen“ (hier die gewünschte Tastenkombination eingeben). Standardmäßig wird “Alt+Shift+A” verwendet.

Anrufverwaltung über Software-Schaltflächen:
Aktive Anrufe können Sie über die verfügbaren Schaltflächen (Annehmen, Auflegen, Halten, Weiterleiten, Fortsetzen, Aufzeichnen) verwalten:

Anrufverwaltung über den Ziffernblock:
Klicken Sie auf „Hilfe“, um sich die Liste von Tastenkürzeln anzeigen zu lassen, die Ihnen zur Verwaltung der Anrufe mit Hilfe des Ziffernblocks zur Verfügung stehen.

Anruf tätigen

  1. Drücken Sie “+”
  2. Geben Sie Namen / Nummer (intern / extern) in das Suchfeld ein
  3. Drücken Sie “Enter”

Wenn zu einem Kontakt mehrere Telefonnummern hinterlegt sind, können Sie die richtige über die Pfeiltasten anwählen:

Anruf entgegennehmen

Wenn Sie keine aktiven Gespräche haben oder all Ihre Gespräche gehalten werden, dann drücken Sie „Enter“, um einen eingehenden Anruf entgegenzunehmen.

Leitungsverwaltung

  1. Drücken Sie “0”, um einen Anruf zu halten
  2. Drücken Sie die Ziffer, die der Leitung entspricht, um den Anruf auf dieser Leitung wieder aufzunehmen bzw. entgegenzunehmen:
    • 1-9 für Leitungen 1-9
    • Strg+(0-9) für Leitungen 10-19

Auflegen

Drücken Sie “-”, um den aktiven Anruf zu beenden.

Weiterleitung mit Rückfrage

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Anruf mit vorheriger Ankündigung an den Empfänger weiterzuleiten:

  1. Tätigen Sie während eines Anrufs einen weiteren Anruf an die Person, an welche der Anruf weitergeleitet werden soll
  2. Warten Sie, bis der Empfänger den Anruf entgegennimmt
  3. Drücken Sie “*” und wählen Sie mit den Pfeiltasten den weiterzuleitenden Anruf
  4. Drücken Sie “Enter”, um den Anruf weiterzuleiten

Weiterleitung ohne Rückfrage

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Anruf ohne vorherige Ankündigung an den Empfänger weiterzuleiten:

  1. Drücken Sie während eines Anrufs “*”
  2. Geben Sie Namen / Nummer in das Feld ein
  3. Drücken Sie “/”, um den Anruf weiterzuleiten

Anruf aufzeichnen

Drücken Sie “Alt+Shift+R” um die Aufzeichnung eines Anrufs zu starten / zu stoppen

Fax / SMS

Voraussetzungen: Der Fax Server muss im WMS eingerichtet sein. Für den SMS-Versand wird außerdem ein GSM-Gateway benötigt.

Fax

Über die Menüleiste:
Klicken Sie auf das “Fax”-Icon

  • Faxnummer: Geben Sie Namen / Nummer des Faxempfängers ein (es können mehrere durch Komma getrennte Nummern eingegeben werden)
  • Fax-Datei: Wählen Sie eine Datei von Ihrem PC
  • Fax-Cover: Aktivieren Sie die Checkbox, um das Faxdeckblatt mitzusenden. Deatils zu den Deckblatt-Einstellungen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Fax Server
  • Sendung verzögern: Aktivieren Sie diese Checkbox und stellen Sie ein Datum ein, um die Fax-Nachricht verzögert zu versenden (optional)

Klicken Sie auf “Senden”, um das Fax zu versenden

Hinweise:

Über das Suchfeld:
Geben Sie Namen oder Nummer des Empfängers ein und wählen Sie “Fax:[Nummer]” aus dem Drop-Down-Menü

Vom Telefonbuch aus:
Wählen Sie einen Kontakt und klicken Sie auf die Fax-Nummer

Vom Anrufliste-Menü aus:
Rechtsklick auf einen Eintrag und “Fax senden” klicken

SMS

Über die Menüleiste:
Klicken Sie auf das “SMS”-Icon:

  • Mobilnummer: Geben Sie Namen / Nummer des Empfängers ein (es können mehrere durch Komma getrennte Nummern eingegeben werden)
  • Nachricht: Geben Sie Ihre Nachricht ein
  • Sendung verzögern: Aktivieren Sie diese Checkbox und stellen Sie ein Datum ein, um die Nachricht verzögert zu versenden

Klicken Sie auf “Senden”, um die Nachricht zu versenden

Über das Suchfeld:
Geben Sie Namen oder Nummer des Empfängers ein und wählen Sie “SMS:[Nummer]” aus dem Drop-Down-Menü

Vom Anrufliste-Menü aus:
Rechtsklick auf einen Eintrag und “SMS senden” klicken

Vom Anrufliste-Menü aus:
Klicken Sie während einer Chat-Sitzung mit dem Benutzer auf das „SMS“-Icon unten rechts im Chat-Fenster

Einstellungen

Öffnen Sie Collaboration > Einstellungen.

Um vorgenommene Änderungen anzuwenden, müssen Sie auf jeder Einstellungsseite auf „Speichern“ klicken.

Persönlich

  • Kennwort: Passen Sie hier das Passwort an, mit dem Sie sich bei Collaboration einloggen
  • E-mail: Mail-Adresse an welche die Benachrichtigungen über Sprachnachrichten, verpasste Anrufe, ungelesene Chat-Nachrichten, Anrufaufzeichnungen, Fax-Berichte, etc. gesendet werden
  • Mobil: Mobilfunknummer für die Mobility-Erweiterung, die es Ihnen erlaubt, mit Ihrem Mobiltelefon Anrufe über die Wildix-Telefonanlage zu führen
  • Sprache: Die gewählte Sprache wird für das Collaboration Benutzerinterface, das Soundsystem (Voicemail, IVR-Abfragen, etc.) und das WP4X0 verwendet
  • Bild: Bild bearbeiten (siehe Abschnitt: Benutzerbild)
  • Anzeige von Benachrichtigungen in Bitte Nicht Stören-Status: Popup-Benachrichtigungen bei eingehenden Chat-Nachrichten und Anrufen im Status “Bitte nicht stören”
  • Datumsformat: Wird auf alle Wildix-Geräte außer die W-AIR DECT-Telefone (dort muss die Einstellung am Gerät vorgenommen werden) angewandt
  • Nur das aktive Gerät klingelt: Aktivieren Sie diese Checkbox, damit nur das aktive Gerät bei einem Anruf klingelt (auf den anderen Geräten wird der Klingelton stumm geschaltet; siehe Abschnitt: Gerät für Anrufe wählen)
  • Popup URL / APP: wenn Sie das System aktivieren, wird bei eingehendem / abgehendem Anruf eine Webseite / Anwendung aufgerufen. Klicken Sie auf das Fragezeichen, um sich eine Hinweisbox anzeigen zu lassen (mehr dazu: https://manuals.wildix.com/how-to-set-up-popup-url-app/)
  • Anruf-Hotkey (nur unter Windows): definieren Sie die Taste, mit der Sie aus einer Anwendung / Webseite heraus die click2call-Funktion aufrufen (Standard: F11)
    • Zur Aktivierung: installieren Sie über das Menü “Erweiterungen” in den Collaboration-Einstellungen den Integration Service
    • Um Anzurufen: Wählen Sie eine Telefonnummer und drücken Sie auf die Tastenkombination (der Prefix für externe Gespräche wird automatisch der Nummer vorangestellt, wenn diese mehr als 7 Ziffern hat und nicht mit „+“ beginnt)
  • Vermittlungskonsole öffnen: Tastenkürzel zum Öffnen der Vermittlungskonsole
  • Web CRM: Die Integration von Web-Anwendungen ermöglicht es, eine Web-Anwendung aus Collaboration heraus aufzurufen (Informationen zur Integration finden interessierte Entwickler hier: https://github.com/Wildix/WebCRM)

Anruffunktionen

Anruffunktionen können in Abhängigkeit vom Benutzerstatus und der Anrufklasse eingerichtet werden.

Öffnen Sie in den Collaboration-Einstellungen das Menü “Leistungsmerkmale”:

Im oberen Menü können Sie den Anruftyp (intern / extern / Whitelist / Blacklist) wählen, für den Sie die Anruffunktionen konfigurieren möchten.

Auf diese Weise können Sie in Abhängigkeit vom Anruftyp verschiedene Verhaltensweisen definieren. Anruftypen selbst können auch spezifiziert werden:

  • Abhängig von der Art des Kontakts: In Collaboration > Telefonbuch > “Kontakttyp”
  • Abhängig vom Typ des Anrufs: Muss im WMS eingerichtet werden (Dialplan)

Für jeden Anruftyp können individuell die Anruffunktionen in Abhängigkeit vom Nutzerstatus (Verfügbar / Bitte nicht stören / Abwesend) definiert werden.

  • Klasse-Aktivierung: Für Anruftyp “intern” und Benutzerstatus “Verfügbar” standardmäßig aktiviert
  • Anrufe ablehnen: Wenn diese Checkbox aktiviert ist, gehen keinerlei Anrufe ein
  • Rufumleitung wenn besetzt: Aktivieren Sie diese Checkbox und geben Sie die Rufnummer oder das Wort VOICEMAIL ein, um Rufumleitung bei belegter Leitung zu aktivieren
  • Verzögerte Anrufweiterleitung: Aktivieren Sie diese Checkbox und geben Sie die Rufnummer oder das Wort VOICEMAIL ein, um Rufumleitung bei abwesendem Empfänger zu aktivieren
  • Sofortige Anrufweiterleitung: Aktivieren Sie diese Checkbox und geben Sie die Rufnummer oder das Wort VOICEMAIL ein, um Rufumleitung für alle eingehenden Anrufe zu aktivieren
  • Anklopfen: Aktivieren Sie diese Checkbox, um mehr als einen Anruf zeitgleich empfangen zu können
  • Zeitüberschreitung der eingehenden Anrufe: Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird der eingehende Anruf nach dem definierten Timeout beendet, wenn er nicht entgegengenommen wurde
  • Aktivieren der Mobilität mit Zeitüberschreitung: Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden eingehende Anrufe nach Ablauf des definierten Timeouts auch an das Mobiltelefon weitergeleitet. Dazu muss aber die Mobilfunknummer im Menü „Persönlich“ der Collaboration-Einstellungen hinterlegt sein.
  • Mobilität-Bestätigung: Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird der Angerufene bei eingehenden Anrufen auf seinem Mobiltelefon darüber informiert, wer gerade anruft
  • Benachrichtigen von verpassten Anrufen per E-mail / per SMS: Aktivieren Sie diese Checkbox, um sich über verpasste Anrufe informieren zu lassen
  • Benutzerspezifische Klingeltöne: Klingelton für WP4X0 und Collaboration einstellen

Funktionstasten

Die auf dieser Seite konfigurierten Funktionstasten ermöglichen es Ihnen, Kollegen und Funktionen von geeigneten Telefonen (WP600AXX und WP4X0) sowie dem Funktionstasten-Bildschirm in Collaboration aus zu überwachen und verwalten.

Lesen Sie dazu diesen Leitfaden: https://manuals.wildix.com/function-keys-blf-keys-wp/

Fax Server

Fax-Deckblatt konfigurieren:

  • Firmenlogo: Wählen Sie die Bilddatei von Ihrem PC
  • Firma: Firmenname
  • Faxgerät-ID: ID des lokalen Fax-Gerätes (Standard: Fax Server)
  • Fax-Header: Fax-Kopfzeile zur Identifikation des Absenders (Standard: Wildix PBX)

Web Phone

Wählen Sie das aktive Audiogerät für Anrufe über das Web.

(Chrome)

  • Lautsprecher: Als Lautsprecher verwendetes Audiogerät wählen
  • Klingeln: Audiogerät zur Erzeugung des Klingetons wählen
  • Mikrofon: Als Mikrofon verwendetes Audiogerät wählen
  • Autom. Mikrofoneinst: Diese Box aktivieren, wenn sich der Mikrofon-Pegel automatisch einstellen soll
  • Autostart: diese Box deaktivieren, wenn das Web Phone nicht in der Liste der aktiven Geräte berücksichtigt werden soll
  • Echo-Test: Diese Taste klicken, um einen Echo-Test vorzunehmen

(andere Browser)

  • Lautsprecher: Als Lautsprecher verwendetes Audiogerät wählen
  • Wiedergabe-Verstärkung: Einstellung der Wiedergabeverstärkung
  • Mikrofon: Als Mikrofon verwendetes Audiogerät wählen
  • Mikrofonverstärkung: Einstellung der Mikrofon-Verstärkung
  • Autostart: diese Box deaktivieren, wenn das Web Phone nicht in der Liste der aktiven Geräte berücksichtigt werden soll (wenn Sie noch weitere Geräte auf Ihr Konto registriert haben)

Outlook-Integration

Erst verfügbar, nachdem unter Windows die Erweiterung “Outlook-Integration” über das Menü “Erweiterungen” in den Collaboration-Einstellungen installiert wurde.

Dieses Menü ermöglicht es Ihnen, die Synchronisation mit dem Outlook-Kalender zu aktivieren.
Lesen Sie dazu diesen Leitfaden: https://manuals.wildix.com/outlook-integration/

Erweiterungen

Erweiterungen und Plugins, die heruntergeladen und auf dem PC installiert werden können:

  • Web Phone (verfügbar für alle Browser außer Chrome): Plugin mit dem auch in anderen Browsern als Chrome Anrufe via Collaboration empfangen und getätigt werden können (in Chrome ist WebRTC Phone eingebettet)
  • Browser-Erweiterung (nur für Chrome): Fügt der Werkzeugleiste von Chrome ein Schnellstart-Icon für Collaboration hinzu (“W” klicken, um zu dem Tab zu wechseln, in dem Collaboration läuft oder, wenn Collaboration noch nicht läuft, ein neues Tab mit Collaboration zu öffnen)

Über das “W”-Icon kann Collaboration auch als Stand-Alone-Anwendung geöffnet werden; Chrome-Erweiterung herunterladen: https://chrome.google.com/webstore/detail/wildix-collaboration-app/klaamdejgopombbjfpfhlebpjlmokgna

  • Fax Drucker: Diese Komponente ermöglicht es, Fax-Nachrichten von Windows- und Mac OS X-Systemen aus zu versenden. Lesen Sie die Anleitung: https://manuals.wildix.com/fax-printer/
  • TAPI-Driver (nur Windows): Diese Konmponente ermöglicht es, Anrufe über Micorsoft Outlook und andere TAPI-fähige Anwendungen zu empfangen und zu tätigen. Es wird außerdem die Möglichkeit hinzugefügt, Anrufe direkt durch einen Klick auf einen Webseiten-Link zu tätigen, der eine Telefonnummer enthält (URI-Support). Lesen Sie die Anleitung: https://manuals.wildix.com/integration-utility-for-microsoft-windows/
  • Integration Service: Diese Komponente wird von CDR-View und Popup App benötigt. Außerdem werden mit dieser Komponente die folgenden Funktionen hinzugefügt:
    • Mac OS X: Anrufstart durch Klick auf einen Webseiten-Link, der eine Telefonnummer enthält (unterstützt wird “sip:”, “wildix:” URI)
    • Mac OS X: Anrufstart durch Rechtsklick auf eine Telefonnummer und Auswahl von “Call with Wildix PBX”:
    • Windows: Anrufstart über Tastenkürzel (“Anruf-Hotkey”; kann im Menü Persönlich in den Collaboration-Einstellungen konfiguriert werden)
  • Outlook-Integration (nur Windows): Aktiviert Funktionen Kalendersynchronisation, Anwesenheitsstatus, click2call, IM, Anruf-Popup in Outlook hinzu. Lesen Sie die Anleitung: https://manuals.wildix.com/outlook-integration/
  • Bildschirmfreigabe Komponente: Installieren Sie diese Komponente, um Ihren Bildschirm freigeben und Zugriff auf Ihren Desktop gewähren zu können (siehe Abschnitt Bildschirmfreigabe und Fernsteuerung
  • Kopfhörer-Integration: ermöglicht es unter Mac OS X und Windows, über ein per USB angeschlossenes Headset Anrufe entgegenzunehmen, Anrufe zu beenden und die Lautstärke einzustellen.
    Matrix der kompatiblen Headsets und Wildix-Headsets: https://manuals.wildix.com/headsets/
    Nach Installation dieser Komponente wird außerdem das Kuando Busylight (https://www.wildix.com/portfolios/kuando-busylight/) unterstützt.
    Hinweis: Headset-Integration ist nicht kompatibel mit SfB (Skype for business)

Telefonbuch

Der Import von zentralen Telefonbüchern der Telefonanlage wird im WMS vorgenommen.

In Collaboration ist es nicht möglich…

  • Kontakte im Telefonbuch “Kollegen” zu bearbeiten
  • Zentrale Telefonbücher hinzuzufügen, zu löschen oder deren Namen zu ändern

In Collaboration ist es möglich…

  • Kontakte in den zentralen Telefonbüchern, hinzuzufügen, zu löschen und zu bearbeiten
  • Persönliche Telefonbücher zu erstellen und zu verwalten

Sobald ein neuer Kontakt in Collaboration zu einem der zentralen Telefonbücher der Telefonanlage hinzugefügt wurde, ist er für alle Benutzer der Telefonanlage sichtbar.

Kontakt hinzufügen / bearbeiten

Wählen Sie “Telefonbuch” in der Menüleiste

  1. Klicken Sie oben links auf “+”
  2. Füllen Sie die Felder aus:
    • Name: Vollständiger Name des Kontakts
    • Telefonbuch: Wählen Sie das Telefonbuch, dem der Kontakt angehören soll (zum Telefonbuch “Kollegen” können keine Kontakte hinzugefügt werden). Sie können das Telefonbuch auch im oberen linken Bereich des Bildschirms wählen.
  3. Weitere wichtige Felder (optional):

    • Organisation: Firmenname
    • data/images/default_avatar.png: Sie können das Bild des Kontakts auf Ihren Server hochladen und den Pfad in dieses Feld eingeben (das Bild muss quadratisch sein; andernfalls wird es verzerrt dargestellt)
    • Nebenstelle: Dieses Feld wird normalerweise für “Kollegen” verwendet
    • Arbeit / Mobil / Privat / Mobil Arbeit / Zentrale: Telefonnummern des Kontakts nach Priorität
    • Kurzwahl: wenn dieses Feld ausgefüllt ist, kann der Kontakt über den Kurzwahl-Funktionscode 80 angerufen werden (Funktionscodes können im WMS unter Dialplan > Leistungsmerkmale-Codes definiert werden)
      Beispiel: Wenn Sie 80*3241 wählen, steht “80” für den Funktionscode und “3241” für die Kurzwahlnummer des Kontaktes
    • Kontakttyp (intern / extern / Whitelist / Blacklist): Wenn ein Kontakttyp definiert ist, werden bei eingehenden Anrufen dieses Kontaktes die in den Collaboration-Einstellungen unter Leistungsmerkmale definierten Anruffunktionen angewandt (im WMS können unter Dialplan auch Regeln für die vom Anruftyp abhängige Rufweiterleitung definiert werden)
    • Benutzerspezifische Klingeltöne: Hier kann ein spezifischer Klingelton für diesen Kontakt gewählt werden
    • Bemerkungen: Die hier eingegebenen Bemerkungen zu diesem Kontakt können von anderen Benutzer der Telefonanlage gelesen und bearbeitet werden.
      Wichtig: Diese Bemerkungen können nur über das Telefonbuch angezeigt werden. Alles zu den Kontaktbemerkungen, die während eines Anrufs angezeigt und bearbeitet werden können, erfahren Sie im Abschnitt Kontaktbemerkungen
  4. Klicken Sie auf das Häkchen-Symbol (Speichern):

Kontakt während eines Anrufs hinzufügen/bearbeiten:
Klicken Sie während des Gesprächs auf den Kontaktnamen oder die Rufnummer, um den Kontakt zu bearbeiten (wenn er existiert) oder neu hinzuzufügen:

Neuen Kontakt vor einem Anruf hinzufügen:

  1. Geben Sie eine Nummer in das Suchfeld ein
  2. Wählen Sie “Kontakt hinzufügen” aus dem Drop-Down-Menü
  3. Fügen Sie einen neuen Kontakt hinzu

Neuen Kontakt nach einem Anruf hinzufügen:

  1. Öffnen Sie das Anrufliste-Menü in Collaboration
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrage und wählen Sie “Kontakt hinzufügen”
  3. Fügen Sie einen neuen Kontakt hinzu

Einen Kontakt löschen:

  1. Öffnen Sie das Telefonbuch-Menü in Collaboration
  2. Suchen Sie den Kontakt, den Sie löschen möchten
  3. Klicken Sie oben links auf “-” und bestätigen Sie die Rückfrage mit „OK“ (klicken Sie „x“ um das Fenster zu schließen, ohne den Kontakt zu löschen)

Sie können auch mit der rechten Maustaste auf den Kontakt klicken und “Entfernen” auswählen:

Einen Kontakt bearbeiten:
Öffnen Sie das Telefonbuch-Menü in Collaboration

  1. Suchen Sie den Kontakt, den Sie bearbeiten möchten
  2. Klicken Sie auf den Stift (Bearbeiten), um den Kontakt zu bearbeiten
  3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an den Feldern vor
  4. Klicken Sie auf das Häckchen-Symbol (Speichern):

Persönliches Telefonbuch

Öffnen Sie das Telefonbuch-Menü in Collaboration

Klicken Sie oben links auf “Alle” und dann auf “Die Telefonbücher bearbeiten”:

Ein persönliches Telefonbuch hinzufügen:

  1. Klicken Sie auf “+”
  2. Geben Sie den Namen des Telefonbuchs ein
  3. Fügen Sie dem Telefonbuch anschließend Kontakte hinzu

Ein persönliches Telefonbuch löschen:

  1. Wählen Sie ein Telefonbuch
  2. Klicken Sie auf “-”
  3. Bestätigen Sie die Rückfrage mit „OK“ (klicken Sie „x“ um das Fenster zu schließen, ohne das Telefonbuch zu löschen)

Namen des persönlichen Telefonbuchs ändern:

  1. Wählen Sie ein Telefonbuch
  2. Klicken Sie auf das Stift-Symbol
  3. Geben Sie den neuen Namen ein
  4. Klicken Sie auf “Speichern”

Kontakt-Bemerkungen

Es gibt zwei Arten von Bemerkungen (Kontaktnotizen), die zu Kontakten hinzugefügt werden können:

  • Bemerkungen die in der Kontaktkartei des Telefonbuchs hinzugefügt und abgefragt werden können und während des Telefonbuch-Imports mit importiert werden (siehe Abschnitt Kontakt hinzufügen / bearbeiten)
  • Kontakt-Bemerkungen die während eines laufenden Gesprächs eingetragen und abgefragt werden können (im Folgenden beschrieben)

Hinweis: Kontaktinformationen müssen im WMS aktiviert sein

Zu Kollegen können keine Notizen hinzugefügt werden.

Kontakt-Bemerkungen hinzufügen / bearbeiten

Während eines Gesprächs:

  • Klicken Sie auf das “Bemerkungen”-Icon

Im Telefonbuch:

  • Rechtsklick auf den Kontakt im linken Bereich des Bildschirms und “Bemerkungen“ wählen

Die Option “Löschen” ist nur für die Bemerkungen verfügbar, die von ihnen hinzugefügt wurden.

Schauen Sie sich den Verlauf der von Benutzern des Systems hinzugefügten Bemerkungen an:

  • Öffnen Sie den das Anrufliste-Menü von Collaboration und klicken Sie im oberen Bereich des Bildschirms auf “Bemerkungen“.

Nur die vor einem bestimmten Datum hinzugefügten Bemerkungen anzeigen:

  1. Klicken Sie auf das Datum
  2. Wählen Sie ein neues Datum
  3. Klicken Sie auf “Anwenden”:

Verlauf von Anrufen und Fax-Nachrichten

Voraussetzung für die Speicherung und Abrufbarkeit von Call Data Records (CDR):

  • Das CDR-Backend muss im WMS konfiguriert und ausgewählt worden sein
  • Die Partition für die Speicherung der CDR muss im WMS definiert worden sein

Die Anrufliste geführter und verpasster Gespräche wird über das WMS mit allen Wildix-Geräten (Collaboration, WP4X0, WP600AXX, Android / iOS Clients) synchronisiert. Lediglich auf den W-AIR-Mobiltelefonen werden nur die mit diesen Geräten durchgeführten Anrufe angezeigt.

Öffnen Sie das Anrufliste-Menü von Collaboration

Standardmäßig werden eingehende, ausgehende und verpasste Anrufe angezeigt.
Fehlgeschlagene Ereignisse werden in roter Farbe dargestellt.

Filterung von Ereignissen:

  • Events nach Kontaktnamen / -nummern filtern:

  • Nach Ereignis filtern (eingehender Anruf / ausgehender Anruf / verpasster Anruf / eingehendes Fax / ausgehendes Fax / archivierte Ereignisse):

  • Nach Datum filtern (nur die Ereignisse, die vor dem eingestellten Datum stattgefunden haben, werden angezeigt):

Für eine detaillierte Analyse der Anrufaktivitäten von Benutzern und Gruppen, auf “CDR-View” klicken (eine Anleitung finden Sie hier: https://manuals.wildix.com/cdr-view-user-guide/).

Ereignisse löschen / archivieren

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Ereignis zu archivieren:

Rechtsklick auf einen Eintrag und “Archiviert” auswählen

Gehen Sie wie folgt vor, um ein archiviertes Ereignis wiederherzustellen:

  1. Ereignisse nach dem Status “Archiviert” filtern
  2. Rechtsklick auf einen Eintrag
  3. “Wiederherstellen” wählen

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Ereignis zu löschen:

  1. Rechtsklick auf einen Eintrag
  2. “Löschen” wählen
  3. Zum Bestätigen “Löschen” klicken

HINWEIS: Gelöschte Ereignisse können nicht wiederhergestellt werden.

Fax-Nachrichten und Anrufaufzeichnung herunterladen

Fax-Nachrichten / Fax-Berichte können mit einem Klick auf das PDF-Icon heruntergeladen werden:

Anrufaufzeichnung können mit einem Klick auf das Symbol der Audiodatei heruntergeladen werden:

Aktuell können Sie Anrufe nicht nach den Einträgen filtern, die eine Aufzeichnung enthalten. Jeder Anrufeintrag, der eine Aufzeichnung enthält, wird im Anrfuliste-Menü von Collaboration mit dem Symbol einer Audiodatei gekennzeichnet.

Tags (Schlagwörter) zuordnen

Um Anrufe in CDR-View filtern zu können, wurden Tag implementiert.

Schlagwörter müssen im WMS aktiviert und hinzugefügt werden (WMS Einstellungen > PBX > CDR, “CDR Einstellungen”; die Tags können durch Komma getrennt in das Feld “Tags” eingegeben werden). Nachdem Tags im WMS hinzugefügt wurden, wird in der Historie von Collaboration die Spalte „Tags“ angezeigt.

Tags können entweder über WMS > Dialplan (“Einstellen“-Anwendung) oder über Collaboration zugeordnet werden.

Tags zuordnen / bearbeiten:

  1. Öffnen Sie den das Anrufliste-Menü in Collaboration
  2. Rechtsklick auf einen Eintrag
  3. Menüpunkt “Tags” wählen
  4. Markieren Sie die Tags, die Sie diesem Eintrag zuordnen wollen:

Tags während eines Gesprächs zuordnen:

  1. Klicken Sie auf das “Tags”-Icon
  2. Markieren Sie die Tags, die Sie diesem Eintrag zuordnen wollen:

Voicemails

Wählen Sie “Voicemail” aus der Menüleiste, um zu einem grafischen Menü zu gelangen, in dem Sie Ihre Voicemails abhören können.

Voicemails anhören:
Klicken Sie auf das Download-Icon

Voicemail als abgehört markieren:

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Voicemails aus
  2. Klicken Sie auf das Augen-Symbol im oberen Bereich des Bildschirms

Voicemails löschen:

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Voicemails aus
  2. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol im oberen Bereich des Bildschirms

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